В чём особенности электронного документооборота, и как к нему подключиться

Осуществление предпринимательской деятельности невозможно без документального оформления хозяйственных операций, кадровых процедур, правоотношений с контрагентами и других фактов, событий, соглашений, связанных с функционированием компании.

В ходе деятельности любого предприятия образуется документальный фонд — совокупность документов, сопровождающих все его бизнес-процессы, протекающие как во внутренней, так и во внешней среде. Однородные документы подшиваются в дела и хранятся в течение установленного времени. Подробнее о том, что такое делопроизводство и документооборот предприятия, а также о современных системах работы с документацией, далее в статье.

Документальный фонд

Содержание:

Делопроизводство предприятия: основные моменты

Главная роль документов — фиксирование и последующая передача информации. Отрасль деятельности предприятия, которая обеспечивает организацию работы с документами, начиная от их создания и заканчивая хранением или уничтожением, — это и есть делопроизводство.

В задачи делопроизводства входит:

  • документирование — комплекс работ по проектированию, согласованию, оформлению бумаг;
  • создание необходимых условий для движения документов, поиска тех из них, которые уже исполнены и для последующего их хранения;
  • обеспечение соблюдения законодательных норм.

Предприятие не может существовать отдельно от государства. Государством определяется ряд норм и требований, согласно которым субъект хозяйственной деятельности обязан оформлять те или иные документы. Так, национальным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 установлены требования к составу и оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов (приказов, актов, писем, протоколов и т. д.). Полезно прочитать, какие предъявляются требования к фирменному бланку организации.

Организацией делопроизводства и обеспечением выполнения всех требований законодательства в этой области в крупных организациях занимаются специально назначенные сотрудники: делопроизводители, архивариусы, секретари. В небольших фирмах эти функции обычно выполняет бухгалтер либо сам предприниматель.

Перечень кадровых документов для ИППолезно прочитать, что входит в перечень кадровых документов для ИП. Особенности кадрового учёта, порядок работы с документами и сроки их хранения.

Подробно о том, какие учредительные документы должны быть у ИП.

курс ленивого инвестора Команда сайта Мир Бизнеса рекомендует всем читателям пройти Курс Ленивого Инвестора, на котором вы узнаете как навести порядок в личных финансах и научиться получать пассивный доход. Никаких заманух, только качественная информация от практикующего инвестора (от недвижимости до криптовалюты). Первая неделя обучения бесплатная! Регистрация на бесплатную неделю обучения

Что такое документооборот

Документооборотом принято называть движение документа по определённому маршруту: от создателя или получателя к исполнителю или отправителю. То есть информация, зафиксированная на материальном носителе (бумажном или электронном), например, решение, принятое руководителем, движется через пункты технической обработки документации, в итоге попадая к исполнителю, в качестве которого может выступать конкретный сотрудник или целый отдел. Пункты технической обработки — это и есть службы делопроизводства, канцелярии, секретариат и т. п.

Что входит в документооборот

Что входит в документооборот? В его составе можно выделить три основные части (документопотоки):

  • входящая документация — всё то, что поступает в компанию из внешней среды (указы и распоряжения вышестоящих организаций, счета от контрагентов, договоры и т. д.);
  • исходящая документация — всё, что составляется внутри компании и отправляется за её пределы (предложения, письма, ответы на запросы и т. д.);
  • внутренняя документация — всё, что издаётся и обращается исключительно внутри компании (приказы, положения, должностные инструкции, докладные и т. д.).

От скорости, простоты и степени совершенства документооборота на предприятии зависит своевременность и правильность исполнения принятых решений. В целях оптимизации делопроизводства и повышения эффективности движения документации сегодня используются специально разработанные автоматизированные системы. Бизнес постепенно отказывается от бумажного документирования и переходит на более удобное — электронное, которое позволяет экономить время и облегчает работу персонала.

Автоматизация документооборота

Итак, электронный документооборот (часто используется аббревиатура ЭДО): что это такое и как работает? ЭДО — это целостный механизм, обеспечивающий возможность работы с документами в электронной форме. Компьютерная обработка информации, лежащая в основе ЭДО, позволяет эффективно производить все виды операций, связанных с движением электронных документов (ЭД): приём, регистрацию, создание, контроль над исполнением, хранение и т. д.

Плюсы и минусы ЭДО

ЭДО обладает следующими преимуществами:

  • документы регистрируются автоматически, исключая возможность допущения ошибки (например, присвоения одного и того же номера разным объектам);
  • любой ЭД можно восстановить в случае утраты или случайного удаления;
  • положение каждого ЭД можно удалённо отследить, то есть определить, кто из сотрудников в данный момент с ним работает;
  • система сохраняет каждую версию в процессе редактирования ЭД и отображает данные о том, кто и когда вносил изменения;
  • возможность работать круглосуточно и удалённо;
  • удобный поиск документов и т. д.

Что касается недостатков, то следует отметить, что автоматизация документооборота обходится недёшево (для средней компании — от 40000 до 100000 рублей). Полезно узнать, как получить кредит на развитие бизнеса.

Внедрение системы электронного документооборота (СЭДО) занимает длительное время, поскольку установщику необходимо исследовать действующую систему, подготовить варианты её оптимизации, настроить программное обеспечение под нужды конкретного пользователя. Кроме того, потребуется некоторое время и средства на то, чтобы обучить работе с СЭДО сотрудников.

Взаимодействие с контрагентами

Современные СЭДО позволяют не только оптимизировать делопроизводство внутри компании, но и сделать более эффективным её взаимодействие с партнёрами и контрагентами. Что такое электронный документооборот между предприятиями? Это современный удобный способ коммуникации. Это совокупность технических и программных средств, объединённых в общий механизм, позволяющая обмениваться деловой документацией, заключать сделки в электронной форме.

Что такое электронный документооборот между предприятиями

Ключевые особенности ЭДО между организациями состоят в следующем:

  • все документы заверяются при помощи специального реквизита – электронной подписи;
  • доставка ЭД осуществляется мгновенно без привлечения курьерских служб (напрямую через интернет);
  • минимизировано влияние человеческого фактора (отсутствует риск порчи или потери документа).

Чтобы сделать возможным ЭДО между предприятиями, нужно согласие обеих сторон. Кроме того, обмен данными осуществляется только между пользователями одного и того же сервиса. Доступ к документам обеспечивается посредством персонального сертификата ключа цифровой подписи.

Современные СЭДО позволяют отправлять запросы партнёрам компании и приглашать к обмену информацией, подписывать и шифровать данные, фильтровать корреспонденцию, проверять статусы отправленных писем, подсоединяться к учётной системе (например, к 1 С «Бухгалтерия») и выполнять другие функции.

Как работает ЭДО

В процессе обмена данными участвует четыре субъекта. Первый – предприятие, которое создаёт документ. Второй – контрагент (принимающая сторона). Третий – оператор, предоставляющий в пользование свою электронную площадку. Четвёртый – органы государственной власти (налоговая служба), в которые оператор передаёт данные о заключённых сделках.

На практике это может выглядеть следующим образом. Компания, реализующая товар, создаёт в своей системе учёта либо сразу на сервере договор о поставке и отправляет его на рассмотрение стороне, выступающей в качестве покупателя. Документ в течение нескольких секунд доставляется покупателю, рассматривается им и в случае положительного решения заверяется электронной подписью. Система регистрирует данные и отправляет их продавцу и в налоговую службу. Полезно прочитать, как часто проводится выездная налоговая проверка ИП.

Очевидно, что таким образом можно сэкономить уйму времени, а также обезопасить свой бизнес на случай возникновения спорных ситуаций. Все данные фиксируются оператором, и руководство предприятия в любой момент может проверить дату и время отправки и получения ЭД.

Виды СЭДО

Условно все системы можно подразделить на три группы. Универсальные – имеют стандартный набор функций, стоят сравнительно недорого. Индивидуальные – разрабатываются специально для заказчика, предполагают покупку оборудования и программного обеспечения, по стоимости – самые дорогие. Комбинированные – создаются на основе универсальных с добавлением дополнительных модулей, представляют средний ценовой сегмент.

Сегодня в России работает несколько площадок, предоставляющих услуги ЭДО. Наиболее популярными из них являются: «Directum», «ELMA», «Дело», «DocsVision», «1С:Документооборот», «E-COM», «Диадок».

Важно! При выборе системы следует ориентироваться на наиболее важных клиентов и партнёров компании. Целесообразно внедрять на своём предприятии СЭДО, которыми пользуются эти субъекты, чтобы обеспечить возможность обмена данными.

Активнее всего СЭДО внедряются в государственном секторе, второе и третье места занимают финансовые и торговые компании соответственно. Среди городов первое место в России по количеству реализованных в этой сфере проектов занимает столица. В числе прочих здесь работают и местные платформы. Примером может послужить «МосЭДО» – площадка, разработанная АО «Электронная Москва».

Что такое «МосЭДО»

«МосЭДО» – это система электронного документооборота, к которой подключены государственные учреждения, территориальные органы власти, крупные коммерческие предприятия Москвы, что позволяет пользователям эффективно и оперативно взаимодействовать с городом.

Эта система свободно интегрируется с другими приложениями, поддерживает большинство операционных систем. «МосЭДО» даёт возможность сотрудникам совместно работать над документами, а руководству – утверждать и подписывать их из любой точки мира, где есть подключение к интернету.

Функция рубрикации, предусмотренная системой, позволяет быстро найти интересующий ЭД, используя индексированный поиск. «МосЭдо» обладает удобным интерфейсом и при подключении даёт возможность участнику применить индивидуальные настройки.

Стоимость услуг по обеспечению доступа к системе для коммерческих предприятий составляет от 4000 до 5500 рублей за один календарный месяц и зависит от наличия права подписи у пользователей. При подключении более 50 пользователей одновременно оператор предоставляет скидки.

Как заполнить товарный чекПолезно прочитать, чем отличается счёт от счёт-фактуры. Особенности составления документов и их назначение.

На заметку: в 2017 году был утверждён счёт-фактура нового образца.

Всё о том, как заполнить товарный чек. Обязательные реквизиты документа и способы его оформления.

Как подключиться к СЭДО

Что нужно для перехода на электронный документооборот? Теоретически для этого необходим лишь интернет и ключ электронной подписи. Если предполагается ЭДО между организациями, то потребуется также согласие субъектов обмена данными.

Что нужно для перехода на электронный документооборот

Последовательность действий при внедрении СЭДО должна быть примерно такой:

  • разработка проекта по внедрению СЭДО (формирование целей, определение сроков и т. д.);
  • выбор платформы;
  • заключение договора с оператором;
  • заключение соглашений с каждым контрагентом об обмене ЭД;
  • приобретение оборудования и программы;
  • наполнение справочников и баз данных;
  • обучение пользователей;
  • запуск.

Сначала обычно запускается «пилотная» версия системы. В процессе работы с ней могут вносить определённые коррективы, в этом случае программное обеспечение дорабатывается, и только после этого осуществляется полномасштабный переход к ЭДО.

Важно! Внедрение СЭДО утверждается приказом по организации. При подключении к системе необходимо разработать новый регламент работы с документами и ознакомить с ним сотрудников.

Заключение

Бумажный документооборот постепенно вытесняется системами электронного обмена данными. Переход на новые технологии для бизнеса позволяет упростить существующую в организации систему делопроизводства, оптимизировать текущие рабочие процессы, освободить полезную площадь и сократить влияние человеческого фактора. 

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть!
Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать - напишите вопрос в форме ниже:

1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (средняя оценка: 5,00 из 5)
Загрузка...
 
ОСТАВИТЬ КОММЕНТАРИЙ

 
© Мир бизнеса 2015 - 2018. При копировании информации с портала обязательна активная ссылка на mir-biz.ru. Условия использования