Применение унифицированных форм первичных документов

Первичный учётный документ – носитель информации о хозяйственной операции экономического субъекта. Перечень лиц, которые являются экономическими субъектами, определен ст. 2 ФЗ-402 «О бухгалтерском учёте». Этим же законом определены требования к форме и заполнению учётных актов, а также базовые правила их отражения в бухгалтерском учёте.

Современное законодательство не обязывает субъектов частного права (созданных на частных вкладах) использовать при оформлении операций унифицированные формы первичных учётных документов. Но если читатель – субъект публичного права (с долей муниципального или федерального участия) или заключает сделки с такими субъектами, то без унифицированных форм не обойтись.

Унифицированные формы первичных учетных документов

Содержание:

Организация первичного учёта

Чтобы определить, что относится к первичным документам, а что – нет, можно пользоваться простым правилом: документ отражает реальную операцию по изменению состава имущества предприятия – значит «первичка». Конечно, это очень упрощённый подход (и у него есть исключения), но он практически всегда даёт правильный результат.

Так, нельзя относить к первичным актам: приказы и распоряжения администрации, бухгалтерские справки, счета (см., в чём разница между счётом и счётом-фактурой), расписки и т. п. На основании этих бумаг не должны заполняться бухгалтерские регистры. Но и умалять их значение нельзя, поскольку именно они формируют предпосылки для реализации хозяйственных операций и, следовательно, могут служить доказательствами намерений сторон сделки.

Первичный документ

В статье 9 ФЗ-402 дан исчерпывающий перечень требований к первичным документам. На основании «первички», составленной с соблюдением этой нормы, предприятие может без риска отображать сведения о своих операциях, не переживая, что их признают фиктивными.

Основные правила составления:

  • реальность событий (документ должен составляться по факту совершения действия – передачи имущества, выявления недостачи, приёмки товара и т. д.), если событие только планируется, то оформлять его «первичкой» нельзя, и тем более нельзя вносить его в данные учёта;
  • акт должен содержать информацию о сторонах, которые участвовали при его составлении (кто передаёт и кто принимает), указываются все данные, идентифицирующие субъект хозяйствования;
  • реальные время и место совершения операции (если товар передавался в городе Н, то ни в коем случае нельзя указывать, что акт передачи составлен в городе Р, так как контролирующие органы имеют право потребовать объяснения, каким образом товар со склада в городе Н оказался в городе Р. И если предприниматель не сможет обосновать это обстоятельство, передача может быть признана фиктивной);
  • содержание операции (если у предпринимателя возникают сомнения по поводу того, как называется операция, к которой он составляет «первичку», нужно просмотреть договор между сторонами и по нему определить, что обязаны сделать контрагенты: выполнить работы, предоставить услуги или поставить товар);
  • натуральные и денежные единицы операции;
  • наименование должности, инициалы, подписи лиц, уполномоченных сторонами на подтверждение факта осуществления операции (см. шаблон счёта-фактуры).

Документ, соответствующий перечисленным требованиям, подлежит включению в регистры бухгалтерского учёта субъектами частного права практически всегда. Исключение могут составлять те случаи, когда стороны в договоре согласовали форму составления первичных актов, но по каким-то причинам эта форма не была соблюдена одной из сторон. В этом случае тот контрагент, который получил неправильную «первичку», может обжаловать действия виновника через суд.

Трёхсторонний договорПолезно узнать, как правильно оформить трёхсторонний договор. Структура документа, порядок составления и подписания.

На заметку участникам юридических лиц: для чего нужно заявление по форме Р14001 и как правильно его заполнить. 

курс ленивого инвестора Команда сайта Мир Бизнеса рекомендует всем читателям пройти Курс Ленивого Инвестора, на котором вы узнаете как навести порядок в личных финансах и научиться получать пассивный доход. Никаких заманух, только качественная информация от практикующего инвестора (от недвижимости до криптовалюты). Первая неделя обучения бесплатная! Регистрация на бесплатную неделю обучения

Виды документов

Классификация первичных документов – исключительно теоретический аспект, который мало влияет на практическую работу бухгалтера. Условно можно выделить следующие виды «первички»:

  • строгой отчётности/ не строгой отчётности;
  • двусторонние/односторонние;
  • разовые/сводные;
  • на бумажном носителе/электронные.

Сегодня в учёте субъектов частного права практически не используются бланки строгой отчетности. Доверенности, кассовые ордеры, накладные предприниматели могут формировать самостоятельно, с соблюдением общих требований законодательства.

Что такое двусторонний или односторонний первичный документ, определяется по количеству участвующих сторон. Так, платёжное поручение – односторонний первичный документ, так как указывает на действие только одной стороны – плательщика. А например, накладная – двусторонний, так как по этому документу поставщик выполняет активное действие – передаёт, а получатель – принимает.

Как оформлять первичные документы

Компьютеризированный бухгалтерский учёт обеспечивает практически автоматический порядок оформления первичных актов. Каждая бухгалтерская программа предлагает формы «первички», начиная от договоров и заканчивая рекламациями (см. электронный документооборот: что это и как работает).

Бланки из актуализированных компьютерных программ вполне удовлетворяют всем требованиям отражения хозяйственных операций в учёте предприятия. Но если эти формы не отражают в полной мере все действия сторон, тогда нужно самостоятельно составлять тот документ, который полностью подтвердит реальность всех аспектов операции.

При самостоятельном составлении бланков можно отталкиваться от их унифицированных форм, которые утверждены Постановлением Госкомстата РФ №7 от 21.01.2003 года. В связи с тем, что эти формы не являются обязательными для субъектов частного права, каждый предприниматель может их доработать под свои нужды, не забывая при этом соблюдать обязательные требования (ст. 9 ФЗ-402).

Важно! Формы первичных документов, разработанных специально под условия работы конкретного предприятия, утверждает не кто иной, как руководитель этого предприятия своим приказом об организации учёта. Требований к этому приказу тоже нет, но лучше его составлять каждый новый год с учётом предписаний динамично меняющегося законодательства.

Но даже если по какой-либо причине в бухгалтерском учете предприятия используются бланки «первички», не утверждённые руководством, но им подписанные, значит, эти документы имеют юридическую силу.

Заполнять бланки первичных актов необходимо с соблюдением следующих правил:

  • не допускать исправлений;
  • вводить достоверную и понятную информацию (никаких ненормативных кодировок или непонятных сокращений);
  • все пустые графы должны быть заполнены прочерком;
  • если в форму бланка нужно внести дополнение, то оно указывается до подписей сторон (полезно узнать, нужна ли печать на фирменном бланке организации).

Для каждого подписанта изготавливается оригинал первичного акта. Если бланк подписывают две стороны, то изготавливается два оригинала, если одна – то оригинал может быть только один.

Испорченный бланк следует перечеркнуть и отправить на утилизацию.

Хранение «первички» и предоставление информации о хозяйственных операциях

Оригиналы первичных документов хранятся у каждого участника хозяйственной операции. Постановлением Госкомстата №7 определено, что «первичка» хранится в подшивках в хронологическом порядке по каждому регистру бухгалтерского учёта. Это самый удобный формат накопления и обработки информации по учёту. 

Подшивки хранятся в архиве предприятия. Срок и порядок хранения каждого вида первичных документов и учётных регистров определён Приказом Минкультуры РФ №558 от 25.08.2010 (с изменениями и дополнениями). Обычно срок хранения составляет три года, но есть ряд документов, которые должны храниться гораздо дольше.

Трудовой договор по внутреннему совместительствуВ копилку работодателю: как составить трудовой договор по внутреннему совместительству. Порядок оформления совместителей и начисления зарплаты таким сотрудникам.

Полезно прочитать, как заполнить товарный чек.

Возможно ли продление испытательного срока в связи с больничным. Особенности назначения и продления испытания работникам при трудоустройстве.

Заключение

Предприятие является собственником «первички», и никто не имеет права её изымать (исключение – решение суда). Сам предприниматель – это то лицо, которое несёт ответственность за сохранность своих первичных документов. Если к предпринимателю пришли люди без советующих полномочий и он им отдал акты первичного учёта, то ответственность за последствия будет нести именно он. А последствия очень суровые – исключение данных, неподтверждённых «первичкой», из бухгалтерского и налогового учёта.

Также нужно очень осторожно относиться к предоставлению копий первичных документов. Их можно предоставлять только по мотивированным письменным требованиям компетентных органов.

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть!
Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать - напишите вопрос в форме ниже:

1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (средняя оценка: 5,00 из 5)
Загрузка...
 
ОСТАВИТЬ КОММЕНТАРИЙ

 
© Мир бизнеса 2015 - 2018. При копировании информации с портала обязательна активная ссылка на mir-biz.ru. Условия использования