Особенности проведения и оформления инвентаризации

Все российские организации по закону обязаны вести бухгалтерский учет начиная с даты государственной регистрации в налоговом органе (см. дата регистрации юридического лица). Налаженная система сбора и регистрации информации об имуществе и обязательствах компании для руководства и учредителей – это залог ее финансовой устойчивости, а для контролирующих органов – показатель того, что она работает в рамках правового поля.

Одним из методов бухгалтерского учета, является проведение инвентаризации, который дает возможность обеспечить соответствие данных об активах фирмы, отраженных на счетах, фактическим данным. О том, как на практике применяется этот метод и каков порядок его оформления, – далее в статье.

Проведение инвентаризации

Содержание:

Что такое инвентаризация – общие вопросы

В широком смысле под инвентаризацией понимается совокупность фактических мероприятий, направленных на сличение данных о реальном состоянии материальных ценностей компании с ее учетными данными. Основные цели – выявить возможные несоответствия (излишки, недостачи), проверить соблюдение сотрудниками правил по обеспечению сохранности имущества.

Во время инвентаризации решаются и побочные задачи: выявляются товары с истекшим сроком годности, проверяется актуальность ценников и правильность отражения в учете некоторых фактов хозяйственной деятельности.

Инвентаризация проводится на торговых площадках, складах, в производственных и кассовых помещениях с учетом того, что является объектом проверки. По охвату она может быть сплошной и выборочной.

Сличению подвергается количество и состояние основных средств компании, товаров, сырья, готовой продукции, денег, документации.

В зависимости от цели и предпосылок, служащих проведению инвентаризации, она бывает плановой (проходящей по заранее утвержденному графику) и внеплановой. 

курс ленивого инвестора Команда сайта Мир Бизнеса рекомендует всем читателям пройти Курс Ленивого Инвестора, на котором вы узнаете как навести порядок в личных финансах и научиться получать пассивный доход. Никаких заманух, только качественная информация от практикующего инвестора (от недвижимости до криптовалюты). Первая неделя обучения бесплатная! Регистрация на бесплатную неделю обучения

Кто проводит пересчет

К выполнению проверочных мероприятий организация может привлекать собственных сотрудников. Часто для того чтобы не останавливать рабочий процесс и не терять клиентов, руководство назначает проведение инвентаризации на выходные дни и даже на ночное время.

Передача инвентаризации на аутсорсинг

В последнее время все большее количество предприятий при осуществлении пересчета пользуется услугами аутсорсинговых агентств. Такие фирмы, как правило, имеют собственные технологии, специальное оборудование, программное обеспечение и подготовленных специалистов. Передача инвентаризации на аутсорсинг сокращает расходы предприятия и позволяет не отвлекать работников от выполнения своих прямых трудовых обязанностей. 

Налоговая проверка ИП на УСНПолезно прочитать, как проходит налоговая проверка ИП на УСН, ЕНВД и других налоговых режимах. Состав полномочий проверяющих органов, порядок проведения контрольных мероприятий и возможные результаты.

На заметку предпринимателям: в открытом доступе план проверок Роспотребнадзора.

Нормативное регулирование

Приказом Минфин РФ №49 от 1995 г. утверждены «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». Этот нормативный документ содержит свод правил, согласно которым должны выполняться проверка, пересчет и сличение всех инвентаризуемых позиций. Методическими указаниями регламентируется также порядок оформления всей сопутствующей документации и регулирования выявленных несоответствий (инвентаризационных разниц).

Руководство предприятия вправе издавать локальные нормативные акты по осуществлению внутренних контрольных мероприятий. В таких документах обычно отражаются особенности организации и выполнения переучета в пределах конкретного предприятия.

Частота проведения

Предприятия, бизнес которых связан с производством, торговлей или общепитом, ввиду высокой оборачиваемости товарно-материальных ценностей вынуждены проводить сверку ежеквартально или даже ежемесячно. Если фирма занимается, к примеру, оказанием услуг, то пересчитывать имущество так часто нет необходимости. Общее требование для всех юридических лиц – осуществлять проверку ежегодно в IV квартале перед составлением годового отчета о результатах финансовой деятельности.

Важно! Количество плановых инвентаризаций в отчетном периоде, время их проведения и перечень объектов, подлежащих проверке, определяет руководитель компании. Вся эта информация указывается в главном документе для бухгалтерии – Приказе об учетной политике.

Обязанность по проведению пересчета возлагается на хозяйствующий субъект и при отдельных определенных действующим законодательством обстоятельствах:

  • при передаче прав на собственность фирмы (продаже или сдаче в аренду);
  • при прекращении юридического лица путем закрытия или реорганизации;
  • после неконтролируемых разрушительных явлений, вызванных пожаром или аварией;
  • при изменениях в составе материально ответственных лиц;
  • при обнаружении случаев кражи или порчи объектов собственности компании.

Проведение внеплановой инвентаризации целесообразно в ситуациях, связанных с выявлением фактов совершения противоправных действий сотрудниками организации, таких как обман покупателей, присвоение товарно-материальных ценностей, продажа неучтенной продукции и т. п.

Подготовительный этап 

Перед каждой проверкой руководство предприятия издает соответствующий (отдельный) приказ, постановление или распоряжение. В таком документе указывается основание осуществления проверки, состав комиссии, сроки проведения, а также виды инвентаризуемого имущества и обязательств компании.

Инвентаризационная комиссия должна состоять минимум из трех человек, включая председателя. В эту группу лиц могут включаться представители администрации предприятия, бухгалтеры, внутренние аудиторы и внешние аудиторы. Присутствие всех участников комиссии обязательно при осуществлении проверочных мероприятий.

А также при инвентаризации должны присутствовать материально ответственные лица, но в число проверяющих они входить не могут.

Унифицированная форма приказа о проведении инвентаризации N ИНВ-22 содержится в Приложении №1 к «Методическим указаниям <…>». Скачать ее можно на официальном сайте справочной системы «Консультант Плюс» www.consultant.ru.

Приведем пример приказа о проведении инвентаризации денежных средств.

Приказ о проведении инвентаризации денежных средств

Приказ утверждается руководителем компании. После этого документ регистрируется в специальном журнале контроля по форме N ИНВ-23, которая так же, как и форма приказа, утверждена Госкомстатом РФ (Приложение №2 к «Методическим указаниям <…>»).

Основной процесс

На период проведения переучета все действия по движению товарно-материальных ценностей останавливаются, доступ в помещение для посторонних лиц перекрывается. Все приходные и расходные документы должны быть проведены и направлены в бухгалтерию или предоставлены членам комиссии (см. порядок оформления первичных документов). От имени материально ответственного работника составляется расписка, в которой подтверждается его готовность к сверке остатков.

Члены комиссии получают в бухгалтерии учетные данные по наличию инвентаризуемого имущества и обязательств. Места хранения ценностей опечатываются. Если осуществляется проверка торговой точки, то на кассе снимается отчет с гашением, и определяется выручка торгового дня.

С учетов объектов инвентаризации оформляется инвентаризационная опись. Примерные формы описей также идут приложениями к «Методическим указаниям <…>». Минимальное количество экземпляров описи – два: один пойдет в бухгалтерию, второй останется у материально ответственного сотрудника.

Ценности пересчитывают в том порядке, в котором они располагаются в помещении. Активы, имеющие материально-вещественную форму, проверяются путем натурального подсчета. Ценности, приходующиеся по массе, взвешиваются; по длине – измеряются и т. д. Нематериальные активы сверяются по правоустанавливающим документам компании, дебиторская и кредиторская задолженность – по документам, подтверждающим ее состав, и по сведениям контрагентов о взаиморасчетах.

Инвентаризационная опись

По ходу контрольного мероприятия все фактические данные вписываются членами комиссии в инвентаризационную опись. В этом документе указывается следующая информация:

  • наименования ценностей и их номенклатурные номера;
  • при необходимости – сорта и артикулы;
  • единицы измерения и стоимость в денежном выражении;
  • количество и суммы по учету и по факту.

На завершающем этапе отдельно по каждому виду активов определяются результаты инвентаризации.

Итоги проверки

По итогам контрольного мероприятия производится анализ выявленных несоответствий, предлагаются и рассматриваются мероприятия по их регулированию. Составляется протокол, и заполняются документы, поясняющие найденные несоответствия.

Так, если при сличении количества товарно-материальных ценностей обнаруживается превышение учетных остатков над фактическими, составляется сличительная ведомость, и в нее вписываются данные о недостаче. Недостача возмещается работниками согласно договору о материальной ответственности.

При превышении фактического остатка над учетным в этом документе обозначается излишек, который затем приходуется и учитывается как доход предприятия. 

Иногда в результате проверки выявляется пересортица – ситуация, при которой товар одного вида, но, например, разных сортов, находится сразу в излишке и в недостаче. Зачет имущества допускается только при соблюдении определенных условий (недостача одного товара равна по количеству и по сумме излишку другого, товары относятся к одному наименованию и являются внешне сходными и т. д.).

Если же, например, проводится сверка по основным средствам компании, и комиссия устанавливает, что те или иные объекты пришли в негодность по причине износа и не подлежат ремонту и восстановлению, то проверяющие могут списать эту часть имущества. По таким средствам составляются отдельные ведомости с наименованиями объектов, даты ввода в эксплуатацию, причины, по которым они вышли из строя и т. д. Полезно узнать, как производится расчет амортизации основных средств.

Ответы на распространенные вопросы об учете результатов сверки в следующем видео:

Протокол с результатами проверки подписывается членами инвентаризационной комиссии и передается руководству вместе с описями, актами и ведомостями. Руководитель компании рассматривает результаты сверки и выносит соответствующее решение. Далее составляется приказ об утверждении результатов, который послужит основанием для внесения изменений в учетные регистры.

Анализ себестоимостиПолезно прочитать, как определить субъекты и объекты налогообложения в малом бизнесе. Прямые и косвенные налоги предпринимателей.

На заметку: какая система налогообложения лучше для ООО.

Подробно о том, зачем нужен анализ себестоимости. Формирование стоимостной оценки затрат и методы ее исчисления. 

Заключение

Инвентаризация – это наиболее эффективный способ контроля за сохранностью имущества, представляющего материальную ценность для организации. Кроме того, при правильном проведении этой процедуры формируется внутренняя дисциплина и улучшается качество ведения документов.

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть!
Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать - напишите вопрос в форме ниже:

1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (средняя оценка: 5,00 из 5)
Загрузка...
 
ОСТАВИТЬ КОММЕНТАРИЙ

 
© Мир бизнеса 2015 - 2018. При копировании информации с портала обязательна активная ссылка на mir-biz.ru. Условия использования